Från upphandling till avtal
Arbetet med en upphandling startar i regel ungefär ett år innan de nya avtalen ska träda i kraft. Upphandlaren börjar med att göra en tidsplan som stäms av med de inblandade materialkonsulenterna eller andra expertgrupper inom vården. Materialkonsulenterna deltar i cirka hälften av alla upphandlingar som Varuförsörjningen ansvarar för.
Därefter börjar arbetet med att producera ett förfrågningsunderlag, kravspecifikation och en artikelspecifikation för de produkter som ska upphandlas. Detta arbete görs oftast i samarbete med materialkonsulenter och personer från referensgrupper i vården.
I vissa upphandlingar väljer Varuförsörjningen att ha utställningar inför den aktuella upphandlingen där företag får visa produkter för upphandlare, materialkonsulenter och referenspersoner.
När förfrågningsunderlaget är färdigt annonseras upphandlingen i Anbudsjournalen, EUT i Luxemburg och på Varuförsörjningens egen hemsida.
Varuförsörjningen har från och med våren 2006 valt att nyttja ett elektroniskt stöd för upphandlingar dit vi hänvisar våra intressenter. Företagets namn är Reflections AB och hemsidans namn är www.upphandling.com. För deltagande i upphandlingar kan intresserade företag klicka på "Ny leverantör" på hemsidan och registrera sig. Efter att ha fått inloggningsuppgifter kan man som registrerat företag få bevakning på de upphandlingar man är intresserad av.
Efter anbudstidens slut sammanställer upphandlaren de inkomna anbuden och presenterar resultatet för materialkonsulenter och referensgrupper vid upphandlingsmöten i de fem landstingen. Vid dessa möten granskas begärda prover och förslag tas om vilka artiklar respektive landsting önskar upphandla.
Vid ett slutmöte där materialkonsulenter och representanter från referensgrupperna deltar, beslutas vilka artiklar som Varuförsörjningen ska upphandla.
Upphandlingsprocessen avslutas därefter med att berörda parter, dvs valda leverantörer och Varuförsörjningen, undertecknar de nya avtalen. I samband med att nya avtal börjar gälla ordnas ibland utställningar där avtalade leverantörer får visa sina upphandlade artiklar för berörd vårdpersonal.
